Creditnota’s opstellen: wat, wanneer en hoe?

Iedere ondernemer komt het vroeg of laat tegen: je stuurt een factuur en beseft daarna pas dat je een fout gemaakt hebt of nog iets moet wijzigen. Enter: de creditnota! Want je mag niet zomaar je factuur aanpassen en opnieuw doorsturen. En je mag ze al zeker niet verwijderen uit je boekhouding. Wel moet je een creditnota opmaken en naar je klant sturen. We leggen even uit wat een creditnota precies is, wanneer je er een verstuurt en hoe je die opmaakt.

Creditnota wat wanneer en hoe

Wat is een creditnota?

Een creditnota, ook wel creditfactuur genoemd, is een factuur waarmee je een eerder verstuurde factuur corrigeert. Je gebruikt m.a.w. een creditnota om een (deel van een) factuurbedrag kwijt te schelden. Omdat het hier om een negatief bedrag gaat, vermeld je dit bedrag met een minteken op het document.

Hiermee leg je de kwijtschelding vast op papier en weet jouw klant officieel dat hij dit bedrag niet meer hoeft te betalen. Wanneer jouw klant de initiële factuur al betaald heeft, moet je het kwijtgescholden bedrag terugbetalen. Dit doe je pas ná het versturen van de creditnota. Als je klant ermee akkoord gaat, kan je er ook voor kiezen om het kwijtgescholden bedrag tegoed te houden voor een toekomstige aankoop.

 

Wanneer moet ik een creditnota opmaken?

Je maakt een creditnota op als je een factuur wil of moet aanpassen, bijvoorbeeld:

  • als je een fout maakte op de initiële factuur
  • als je iets wilt toevoegen aan de factuur, zoals een volumekorting of een betalingskorting wegens vervroegde betaling

Een minder voorkomende reden – maar zeker een even goede! – om een creditfactuur op te stellen, is: om een onbetaalde factuur kwijt te schelden. Waarom zou je dat doen? Wanneer een klant failliet verklaard werd of in gerechtelijke organisatie zit, weet je dat je geen betaling meer kan verwachten. Door dan de schuld kwijt te schelden, kan je wél de btw erop recupereren en hoef je er ook geen belastingen op te betalen. Let op: dit mag alleen als je kan aantonen dat je geen andere stappen meer kan zetten om je factuur te innen.

We raden je dus aan om eerst een invorderingsprocedure te proberen om het volledige factuurbedrag te innen. Unpaid kan jou daarbij helpen. Wil je daar graag meer over weten, plan dan vrijblijvend een infosessie in op een moment dat jou uitkomt:

Maak een online afspraak

 

Waar moet een creditnota aan voldoen?

Een creditnota ziet er in principe hetzelfde uit als een factuur. Het grootste verschil is dat het vermelde bedrag op een creditnota altijd negatief is. Daarnaast moet je bovenaan de vermelding ‘creditnota’ maken, in plaats van ‘factuur’.

Net zoals een factuur een factuurnummer heeft, voeg je aan je creditnota een nummer toe. Je hoeft geen aparte nummering in te voeren, maar kan het creditnotanummer laten volgen op je factuurnummers:

1 Factuur 2022/0001
2 Creditnota 2022/0002
3 Factuur 2022/0003

 

Je verwijst ook altijd naar de factuur waarop de creditnota betrekking heeft: bijvoorbeeld met de vermelding ‘Creditering van factuur 2022/0001’. Als er btw van toepassing is op jouw creditnota, dan vermeld je daarnaast: ‘Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.’

Ook deze gegevens horen op je creditnota (net als op een factuur):

  • De adresgegevens en het ondernemingsnummer van jou en je klant
  • Je rekeningnummer en betaalgegevens
  • De verzenddatum
  • Het totaalbedrag van de terugbetaling (exclusief én inclusief het correcte btw-percentage)
  • De reden voor het versturen van de creditnota

 

Om jou op weg te helpen, hebben wij een voorbeeld van een geldige creditnota opgesteld:

Download gratis een voorbeeld