Ik maakte een fout op mijn factuur. Wat nu?
Je werk zit er op! Jouw product is geleverd, je dienst is uitgevoerd. Je klikt op ‘verzenden’ en verstuurt jouw factuur. Dat geeft altijd voldoening. Maar – oeps! – er blijkt een fout op je factuur te staan. En wie dit ook opmerkt, jijzelf of je klant: dit wil je zo snel mogelijk oplossen. In dit artikel leer je hoe je elegant fouten op facturen rechtzet.
Hoe ziet een correcte factuur eruit?
Een factuur is niets meer dan een betaalverzoek naar jouw klant toe. Zie het als een formele bevestiging van de afspraken die je gemaakt hebt met jouw klant. Voor elke verkoop aan een andere btw-plichtige ben je verplicht een factuur op te stellen, volgens wettelijke vereisten. Wanneer je verkoopt aan een particulier hoef je geen factuur op te stellen.
Om een correcte factuur op te maken hoef je geen Einstein te zijn. Neem een goed voorbeeld bij de hand en er kan weinig foutlopen. Besteed wél aandacht aan de details wanneer je een factuur uitschrijft, want een kleine fout kan je (financiële) kopzorgen bezorgen.
Een foute factuur zorgt minstens voor administratieve rompslomp. In het ergste geval kan de fiscus je bestraffen, met boetes tot maar liefst 5.000 euro. Te vermijden, dus!
Glipt er toch een fout door de mazen van je net, dan is er nog geen reden tot paniek. Zo pak je het aan.
Hoe zet je een foute factuur recht?
1. Bel jouw klant
Een fout op jouw factuur mag je niet zomaar corrigeren. Het gaat namelijk om een officieel document, dat je alleen kan aanpassen met een officiële credit- of debetnota. Voor je dat doet, bel je het best even met je klant. Licht toe wat er fout ging en stel voor hoe je het wil oplossen. Kom je tot een akkoord? Zet dit dan even op mail naar je klant.
2. Verstuur een creditnota of debetnota
- Creditnota
Was het bedrag op je factuur te hoog? Had je over het hoofd gezien dat je klant iets geretourneerd had? Of had je een foutief btw-tarief gehanteerd?
Dan maak je een creditnota op om de factuur te compenseren. De creditnota vermeldt het bedrag waarmee het oorspronkelijke factuurbedrag verminderd moet worden. De oorspronkelijke factuur en de creditnota geven dus samen het te betalen bedrag aan.
- Debetnota
Het tegenovergestelde van een creditnota. Een debetnota verstuur je wanneer het bedrag op de oorspronkelijke factuur te laag was. Bijvoorbeeld wanneer een bestelling uit meerdere producten bestond en je die niet allemaal op de factuur vermeld hebt. Jouw klant moet dus een extra bedrag betalen, bovenop het bedrag van de oorspronkelijke factuur.
Correcte facturen raken sneller betaald
Je hebt er alle baat bij om jouw facturen te dubbelchecken voor je ze verstuurt. Want een factuur met een fout erop blijft langer onbetaald. Maak je toch een fout, zet die dan snel recht. Zo vermijd je kopzorgen en staat je geld sneller op je rekening.
Blijft je factuur ook na de nodige correcties onbetaald?
Wij helpen je om ze op een juridisch correcte manier in te vorderen.: