Facturation des frais de rappel, comment la faire correctement ?
Lorsque vous envoyez un rappel à un client, il est très important que vous le fassiez correctement. Pourquoi ? Une mauvaise approche peut conduire à ce que vous ne puissiez pas du tout percevoir les frais de rappel. Ou pire : que le recouvrement de votre facture entière soit compromis. Malheureusement, nous voyons beaucoup d'erreurs. C'est pourquoi nous vous expliquons dans ce blog quelles sont les règles à suivre et ce qu’il faire et ne pas faire.
Fournissez la bonne base contractuelle pour les rappels
Si vous n'avez pas prévu de frais de rappel dans votre contrat avec votre client ou dans vos conditions générales de vente, vous ne pouvez légalement charger des intérêts de retard que si le débiteur n'a pas payé à la date d'échéance. Ces intérêts, fixés à 8 % par an, peuvent être chargés à partir de la date d'échéance de la facture.
Si vous ne disposez pas de contrat ou de bonnes conditions générales de vente (souvent appelées aussi conditions de facturation), vous n'êtes pas autorisé à ajouter des frais de rappel supplémentaires.
Vous avez la bonne base contractuelle, mais votre client ne paie pas à temps
Si votre client ne paie pas à temps, nous vous recommandons d'envoyer un rappel de paiement pour commencer. La plupart des entreprises ne chargent pas encore de frais de rappel à ce moment. Vous pouvez, bien sûr, le prévoir mais ce n'est pas très convivial pour votre client. Parfois, une facture se perd vraiment dans le courrier ou dans le filtre anti-spam...
Il vaut mieux que vous envoyiez ce rappel par e-mail ou par lettre avec accusé de réception. Avec un e-mail, vous avez une preuve d'envoi, et parfois aussi une preuve de réception et même d'ouverture, de ce fait, la voie électronique est privilégiée. Bien entendu, assurez-vous que vous utilisez l'adresse électronique correcte de votre client.
Après un rappel, votre client ne paie toujours pas ...
À ce stade, il est préférable d'envoyer un rappel officiel, ce qui signifie que vous devez indiquer explicitement dans votre courrier (lettre ou email) que vous mettez le client en défaut de paiement.
À ce moment-là, vous pouvez également charger les frais de rappel que vous avez prévus contractuellement. Comment ? Communiquez au débiteur un aperçu clair des factures en souffrance et indiquez les frais de rappel appliqués. Idéalement, vous devriez également noter sur quel compte vous prévoyez que le montant doit être versé.
Voici un exemple
"Vous trouverez ci-dessous un aperçu des factures en suspens :
| Facture X: | 1 250 euros (TVA inclus) |
| Facture Y: | 784 euros (TVA inclus) |
| Intérêts moratoires : | 27,38 euros |
| Clause de pénalité fixe : | 100 euros |
| Montant à payer sur le compte BE12 3456 7891 0111 : | 2 161,38 euros |
Nous vous demandons de payer ce solde dans les 8 jours. Si aucune mesure n'est prise, nous ferons appel à Unpaid comme partenaire de recouvrement externe."
Facturation des frais de rappel : ce qu'il ne faut pas faire
Envoyer à nouveau la facture précédemment envoyée, mais en l'augmentant des frais de rappel.
Il est absolument hors de question d'apporter des modifications ultérieures à votre facture. Une facture est un document légal que vous devez établir sur la base de la législation sur la TVA pour un bien ou un service livré. Vous ne pouvez jamais apporter de modifications à ce document une fois qu'il a été délivré.
Augmenter le montant de la facture avec les frais de rappel dans votre aperçu
C’est une mauvaise idée car cela crée de la confusion et rend moins probable le recouvrement de la facture.
Envoyer une nouvelle facture avec les frais de rappel
Nous voyons fréquemment cette méthode de travail, mais elle n'est pas correcte. Aucune TVA n'est due sur les frais de rappel, donc, conformément à la législation sur la TVA, vous ne devez pas les facturer. En fait, cela n'est pas autorisé. Si vous facturez des frais de rappel, vous n’appliquez pas la législation sur la TVA et vous rendez les choses plus difficiles qu'elles ne doivent l'être.
Votre client n'a payé que le principal après que vous lui ayez chargé les frais de rappel
Parfois, après l'envoi d'un rappel, le débiteur paie le montant principal de la facture, mais pas les frais de rappel que vous avez chargés.
En soi, ce n'est pas un drame : vous avez réussi à obtenir votre argent durement gagné et vous n'avez pas eu à entreprendre d'autres démarches. Néanmoins, cela peut être énervant avec les clients qui paient souvent en retard. Vous ne voulez pas accepter les abus répétés et cela vous donne beaucoup de travail supplémentaire.
Si vous voulez quand même forcer le client à payer, vous pouvez affecter le paiement d'une facture récente à la facture impayée la plus ancienne. ATTENTION : Ceci n'est possible que si vos conditions générales le permettent. Ils doivent contenir une mention telle que celle-ci : "Un paiement sera toujours imputé à la facture impayée la plus ancienne.”
Voici un exemple
Votre client vous doit les montants suivants :
- 1 000 euros pour facture A
- 80 euros pour les frais de rappel sur facture A
- 2 000 euros pour facture B
Votre client paie 1 000 euros pour la facture A et 2 000 euros pour la facture B. Cependant, les 80 euros ne sont pas payés. Dans ce cas, vous attribuez 1 920 euros des 2 000 euros reçus à la facture B et 80 euros aux frais de rappel. Il reste donc un solde de 80 euros à payer pour la facture B.
Conclusion : soyez préparé
Une bonne base contractuelle et des conditions générales de vente sont très importantes pour pouvoir charger des frais de rappel. Les appliquer correctement est également crucial pour votre entreprise.
Est-ce que votre client ne paie toujours pas après vos démarches de recouvrement ? Dans ce cas, Unpaid est votre partenaire idéal pour résoudre ce problème de la bonne manière, dans le respect de la législation.