“Ik zag je factuur niet passeren, wanneer heb je die gestuurd?”
Verlies jij soms ook een factuur of boete uit het oog tussen al je andere e-mails? Je bent blijkbaar niet de enige! In een recente studie van Doccle stootten we op een frappant cijfer: 26% van de Belgen ziet facturen, boetes en andere belangrijke documenten over het hoofd in hun mailbox. Hierdoor kan de betaling van een factuur op zich laten wachten. En da’s vervelend, zowel voor de verzender als voor de ontvanger. Wie wacht op betaling kan cashflowproblemen krijgen, wie vergeet te betalen ziet de herinneringskosten snel oplopen.
Haat-liefderelatie tussen de Belgen en hun mailbox
“De Belg heeft een haat-liefdeverhouding met e-mail”, zegt Bram Lerouge, CEO van het digitale administratieplatform Doccle, dat de studie liet uitvoeren. Onder de Belgen zijn het vooral de millennials die moeilijk het overzicht kunnen bewaren in hun mailbox. Maar liefst 40% onder hen ziet facturen en boetes niet passeren.
Waarom zien mensen facturen over het hoofd in hun mailbox?
- Te veel e-mails: hoe meer e-mails je ontvangt, hoe groter de kans dat een belangrijk document verloren raakt in de massa.
- Onduidelijke onderwerpregel: het valt niet op dat de e-mail een factuur bevat, waardoor je er sneller over kijkt.
- Gebrek aan concentratie: wanneer je je aandacht verdeelt tussen je mailbox en andere zaken, kan je af en toe een belangrijke e-mail missen. 34% van de ondervraagden vindt hun mailbox onoverzichtelijk, evenveel mensen vinden e-mail tijdrovend en voor 22% is de mailbox zelfs ronduit een bron van frustratie.
34% van de ondervraagden vindt hun mailbox onoverzichtelijk, evenveel mensen vinden e-mail tijdrovend en voor 22% is de mailbox zelfs ronduit een bron van frustratie.
Hoe kan ik als ontvanger voorkomen dat ik facturen via e-mail mis?
Als het je vaak overkomt dat belangrijke documenten ‘verdwijnen’ in je mailbox, zoek dan naar een systeem dat ervoor zorgt dat je die regelmatig bekijkt en facturen op tijd betaalt. Je kan bijvoorbeeld in je mailbox een aparte map maken met de naam ‘Facturen’ en/of herinneringen instellen in je e-mailprogramma.
Wat kan ik als verzender van de factuur doen?
Wanbetalingen zijn voor organisaties en bedrijven een belangrijke risicofactor, zeker in economisch onzekere tijden. Het is dus van cruciaal belang dat je onbetaalde facturen niet laat aanslepen. Enkele tips om sneller betaald te worden:
- Vermeld duidelijk het woord ‘Factuur’ in de onderwerpregel van je e-mail.
- Stuur al een herinnering vóór de vervaldatum van de factuur. Een klant kan makkelijk één e-mail over het hoofd zien, twee e-mails missen is al minder waarschijnlijk.
- Neem persoonlijk contact op met je klant als de digitale factuur langere tijd onbetaald blijft. Je factuur werd misschien niet opgemerkt tussen de vele e-mails.
Laat de betaling nog steeds op zich wachten?
Wij bieden verschillende oplossingen aan om je onbetaalde facturen te innen, of je klant nu een onderneming of een particulier is.
Contacteer ons voor meer informatie of begin meteen met het indienen van een dossier: