Privacyverklaring

Introductie

Wie zijn wij?

Unpaid (hierna “Unpaid”, “wij” of “ons”) hecht veel belang aan uw privacy en vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld.

Wij begrijpen dat u wilt weten waarom wij uw persoonsgegevens vragen en dat u mogelijks nieuwsgierig bent naar wat wij daar allemaal mee doen. Via deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) proberen wij hier alvast een antwoord op te bieden. Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen heeft, kan u ons vanzelfsprekend steeds contacteren.

Deze Privacyverklaring geldt enkel voor de persoonsgegevens die Unpaid – dit is Unpaid B.V., met maatschappelijke zetel Port Arthurlaan 11e, 9000 GENT en met ondernemingsnr. 0728.452.479 – als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Dit is het geval wanneer wij, zoals hierna uiteengezet, het doel en de middelen (of het “waarom” en “hoe”) van de verwerking van uw persoonsgegevens bepalen.

Wat is ‘verwerking van persoonsgegevens’?

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, leest u verder in deze Privacyverklaring.

Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken of verspreiden van die gegevens.

Op wie en op wat is deze Privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op onze website www.unpaid.be (hierna de “Website”) en op de activiteiten die hiermee gepaard gaan en/of (commerciële) relaties die daaruit voortvloeien en daarmee onderhouden worden. Bijvoorbeeld naar aanleiding van een contactopname via de Website bij vragen of interesse in onze diensten, het afwikkelen van de ingediende claim(s)/invorderen van uw onbetaalde facturen, het downloaden van content op onze Website, ….

De betrokkenen (hierna “u”, uw”) tot wie deze Privacyverklaring is gericht kunnen o.m. de volgende zijn:

1. De klanten van Unpaid (bijv. in geval van een eenmanszaak) of hun contactpersonen
2. De zakenpartners of hun contactpersonen die ons bijstaan bij het verlenen van onze diensten aan onze klanten, zoals gerechtsdeurwaarders, advocaten, leveranciers, onderaannemers en/of partners
3. De Belgische debiteuren of hun contactpersonen ten aanzien van wie wij onze diensten verlenen namens onze klanten
4. De personen naar wie Unpaid commerciële berichten stuurt die geen klant of zakenpartner zijn, zoals individuen wiens persoonsgegevens wij verzamelen naar aanleiding van het aanbieden van onze diensten aan klanten
5. De bezoekers van de Website of onze sociale media-pagina’s, zoals individuen die gebruik maken van de Website aan de hand van cookies of met ons contact opnemen via het contactformulier op de Website of via onze sociale media
6. Sollicitanten en werknemers bij Unpaid

Met klanten worden personen of ondernemingen bedoeld waarmee wij reeds rechtstreeks contact hebben gehad en (potentieel) een klantenrelatie hebben of gaan hebben.

Ook de gegevens van voormalige en potentieel zakelijke contacten (klanten, zakenpartners) worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform deze Privacyverklaring.

Zoals u misschien al weet biedt Unpaid haar diensten voornamelijk aan bedrijven aan om hun onbetwiste facturen bij hun B2B-debiteuren te gaan innen. Alhoewel het dus veelal om bedrijven gaat, is deze Privacyverklaring enkel van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens – dit zijn dus gegevens van natuurlijke personen - door Unpaid. Voor bedrijven met wie wij in contact staan zal de verwerking van persoonsgegevens van de contactpersonen bij onze klanten, zakenpartners en anderen uiteraard onder deze Privacyverklaring vallen.

Daarnaast is het mogelijk dat ‘bedrijfs’gegevens op zichzelf persoonsgegevens kunnen uitmaken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een eenmanszaak waar de naam van de onderneming de naam en toenaam van de persoon achter de onderneming is. Om zo volledig mogelijk te zijn, hebben we dergelijke gegevens ook onder deze Privacyverklaring gebracht.

Gebruik van persoonsgegevens

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens als verantwoordelijke wanneer u betrokken bent bij de activiteiten of diensten aangeboden door Unpaid en/of gebruik maakt van de Website. Zo verwerken wij uw gegevens onder meer wanneer:

• u ons contacteert of heeft gecontacteerd: bijv. in het kader van een bezoek aan onze Website of onze sociale media-pagina’s, het invullen van een contactformulier op onze Website, een afspraak maken via de Website, gebruik maken van de chatbotfunctie op de Website, het downloaden van content op onze Website of het houden van een profiel op onze Website;
• u gestart bent met de aanmaak van een invorderingsdossier;
• wij één van onze diensten aan u verlenen of hebben verleend;
• wij u in de toekomst diensten zouden kunnen verlenen;
• u een debiteur van één van onze klanten bent;
• u de contactpersoon bent voor één van onze klanten of leveranciers
• u ons tegenkomt op een fysiek evenement (bijv. een beurs) en u ons uw gegevens geeft
• u bij ons komt solliciteren
• …

Welke persoonsgegevens kunnen wij verzamelen?

Wij kunnen onderstaande gegevens van u verwerken. Dit betekent niet dat wij in alle gevallen over alle hieronder vermelde gegevens van u beschikken. Dit zal immers steeds afhangen van de concrete situatie en uw voorkeuren.

Klanten

Van onze (contactpersonen bij onze) huidige, voormalige en potentieel toekomstige klanten verwerken wij mogelijks onderstaande gegevens. Welke gegevens wij concreet van u verwerken, zal uiteraard afhangen van de concrete relatie die u met ons heeft en de diensten die u als klant bij ons afneemt, afgenomen heeft, of mogelijk wenst af te nemen.

• Uw identificatie- en contactgegevens: bijvoorbeeld naam, naam van uw onderneming, telefoonnummer, e-mailadres, adres, type sector, bedrijfsactiviteiten, ondernemingsnummer, land, …
• Uw contactgeschiedenis: bijvoorbeeld verzonden en ontvangen communicatie zoals e-mailberichten, telefoongesprekken, sociale media, ingevulde contactformulieren en alle andere persoonsgegevens die u ons bezorgt die relevant zijn om uw vraag te beantwoorden, …
• Uw zakelijke en financiële gegevens: bijvoorbeeld uw accountgegevens op ons platform, zoals uw gebruikersnaam, wachtwoord, gebruikers, en betaalgegevens zoals uw bankrekeningnummer, BTW-nummer, facturen en kredietnota’s, …
• Uw openbare gegevens: bijvoorbeeld publiek beschikbare gegevens zoals berichten in de pers, uw profiel of bedrijfspagina op professionele sociale netwerken, ...
• Uw gerechtelijke gegevens: bijvoorbeeld gegevens aangaande een burgerrechtelijke procedure ingesteld door uw debiteur om de factuur te betwisten
• Uw persoonlijke kenmerken: bijvoorbeeld uw naam, foto’s of andere persoons-gerelateerde informatie (bijv. uw persoonlijke ervaring met onze diensten) die wij in het kader van onze marketing met uw toestemming op onze Website of sociale media-pagina’s plaatsen, …
• Uw identificatiegegevens: bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend in het kader van enkele specifieke gevallen bijv. om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming)
• Gegevens die u ons zelf verstrekt

Zakenpartners

Van onze (contactpersonen bij onze) huidige, voormalige en potentieel toekomstige zakenpartners verwerken wij mogelijks onderstaande gegevens. Welke gegevens wij concreet van u verwerken, zal uiteraard afhangen van de concrete manier waarop u ons als onze zakenpartner bijstaat in de verlening van onze diensten aan klanten.

• Uw identificatie- en contactgegevens: bijvoorbeeld naam, naam van uw onderneming, telefoonnummer, e-mailadres, adres, type sector, bedrijfsactiviteiten, ondernemingsnummer, land, …
• Uw contactgeschiedenis: bijvoorbeeld verzonden en ontvangen communicatie zoals e-mailberichten, telefoongesprekken, sociale media, ingevulde contactformulieren en alle andere persoonsgegevens die u ons bezorgt die relevant zijn om uw vraag te beantwoorden, …
• Uw financiële gegevens: bijvoorbeeld bankrekeningnummer, BTW-nummer, facturen en/of kredietnota’s, … indien u betalingen doet ten gunste van ons of betalingen ontvangt van ons
• Uw openbare gegevens: bijvoorbeeld publiek beschikbare gegevens zoals berichten in de pers, op uw bedrijfspagina op professionele sociale netwerken, ...
• Uw identificatiegegevens: bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend in het kader van enkele specifieke gevallen bijv. om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming)
• Gegevens die u ons zelf verstrekt

Debiteuren van onze klanten

Van debiteuren van onze klanten verwerken wij mogelijks onderstaande gegevens. Welke gegevens wij concreet van u verwerken, zal uiteraard afhangen van de concrete situatie waarvoor wij uw gegevens verwerken en/of het dossier waarvoor onze klant onze diensten afneemt ten aanzien van u.

• Uw identificatie- en contactgegevens: bijvoorbeeld naam, naam van uw onderneming, telefoonnummer, e-mailadres, adres, KBO-nummer, …
• Uw financiële gegevens in het kader van een dossier van onze klant: bijvoorbeeld uw BTW-nummer, facturen en kredietnota’s, andere gegevens vermeld in onbetaalde facturen, …
• Uw gerechtelijke gegevens: bijvoorbeeld gegevens aangaande een burgerrechtelijke procedure ingesteld door u om de factuur te betwisten

Personen naar wie wij commerciële berichten sturen

Van personen naar wie wij commerciële berichten sturen, verwerken wij mogelijks onderstaande gegevens. Welke gegevens wij concreet van u verwerken, zal uiteraard afhangen van de concrete manier waarvoor wij berichten naar u sturen en in welke hoedanigheid dit gebeurt.

• Uw identificatie- en contactgegevens: bijvoorbeeld uw naam, naam van uw onderneming, e-mailadres, adres, type sector, land, …
• Uw contactgeschiedenis: bijvoorbeeld alle door ons verzonden communicatie per e-mail of per post
• Uw identificatiegegevens: bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend in het kader van enkele specifieke gevallen bijv. eventueel om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Bezoekers van onze Website

Indien u onze Website bezoekt, verwerken wij via het gebruik van cookies en via uw gebruik van functies die wij voorzien hebben op de Website (bijv. het contactformulier, de chatbot, de gesprekplanner, enz.) mogelijks onderstaande gegevens van u.

• Uw elektronische identificatiegegevens: bijvoorbeeld uw IP-adres, browsertype, verbindingsmomenten, locatiegegevens, voorkeurstaal, uw surfgedrag, …
• Uw identificatie- en contactgegevens: bijvoorbeeld uw naam, naam van uw onderneming, telefoonnummer, e-mailadres, adres, …
• Uw contactgeschiedenis: bijvoorbeeld verzonden en ontvangen communicatie
• Uw identificatiegegevens: bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend in het kader van enkele specifieke gevallen bijv. eventueel om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming)
• Gegevens die u ons vrijwillig verstrekt: bijvoorbeeld vragen of andere informatie die u ons bezorgt bij het bezoeken van onze Website en het gebruik van bepaalde functies die relevant zijn om uw vraag te beantwoorden

Sollicitanten

Indien u bij ons komt solliciteren, verwerken wij mogelijks onderstaande gegevens van u.

• Uw identificatie- en contactgegevens: bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres, …
• Uw persoonlijke kenmerken: bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, rijksregisternummer indien noodzakelijk om wettelijke redenen, (pas)foto’s, gegevens over de gezinssamenstelling zoals burgerlijke staat, aantal personen ten laste, ...
• Uw openbare gegevens: bijvoorbeeld publiek beschikbare gegevens zoals berichten in de pers, uw profiel op openbare (professionele) sociale netwerken, ...
• Gegevens die u ons voor uw sollicitatie bezorgt of anderszins vrijwillig verstrekt: bijvoorbeeld uw cv, opleidingen, voorkeuren en kwalificaties zoals de werkervaring, professionele situatie, beschikbaarheden, studies, diploma’s, taalkennis, …
• Uw contactgeschiedenis: bijvoorbeeld verzonden en ontvangen communicatie zoals e-mailberichten, telefoongesprekken en alle andere persoonsgegevens die u ons bezorgt
• Uw identificatiegegevens: bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend in het kader van enkele specifieke gevallen bijv. eventueel om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

In principe verwerken wij geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (i.e. gegevens over raciale of etnische oorsprong, politieke meningen, religieuze of filosofische opvattingen, lidmaatschap van vakverenigingen, genetische gegevens, biometrische gegevens om een natuurlijke persoon eenduidig te identificeren, gezondheid of het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon) tenzij die ons met uw uitdrukkelijke toestemming worden overgemaakt, u deze kennelijk openbaar heeft gemaakt of wanneer dit expliciet door een wet wordt toegestaan.

Wat zijn de rechtsgronden die wij gebruiken om uw persoonsgegevens te verwerken?

Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden waarbij de verwerking steeds gesteund zal zijn op de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG of GDPR).

Wij steunen de verwerking van persoonsgegevens op de volgende gronden:

1. De verwerking is noodzakelijk voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met onze klanten en/of zakenpartners en teneinde u onze diensten te kunnen verschaffen of met u samen te werken. Zo vult u, wanneer u een onbetaalde factuur indient bij ons, een formulier in met de gegevens van u en uw debiteur. Met die gegevens voert ons systeem onder meer een solvabiliteitscheck van uw klant uit. Als klant kan u een account aanmaken op het Unpaid-platform zodat u de stand van zaken in uw invorderingsdossiers kan nagaan. Daarnaast geven wij onder deze rechtsgrond uw gegevens – en de relevante gegevens van uw debiteur - door aan een gerechtsdeurwaarder die binnen deze procedure verdere stappen zet om betaling van uw factuur door uw debiteur te bekomen. Verder beheren en onderhouden wij ook onze klanten- en leveranciersbestanden onder deze rechtsgrond. Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt in een precontractuele fase, in voorbereiding van de afname van diensten door of van Unpaid.
2. De verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting die op ons rust of in opdracht met één van de partijen met wie we samenwerken.
3. De verwerking is gebaseerd op basis van onze gerechtvaardigde belangen die in specifieke gevallen zwaarder wegen dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten en mits aan specifieke voorwaarden is voldaan. Wij denken daarbij bijvoorbeeld aan het opmaken en delen van algemene statistieken en inzichten over de dossiers die wij namens onze klanten behandelen om onze dienstverlening te verbeteren door beter in te kunnen spelen op hun interesses, het bekomen van waardevolle feedback van onze klanten en zakenpartners, het onderzoeken van interesse in nog niet aangeboden diensten met oog op de mogelijke uitbreiding van het aanbod van diensten, het voeren van kwaliteitsgesprekken via e-mail of telefoon, de bestrijding van fraude en misbruik van onze diensten of het verdedigen van onze belangen in rechte. Daarnaast baseren wij ons op deze rechtsgrond om, wanneer u een klant bent of wil worden en online ons formulier invult om een invorderingsprocedure op te starten maar u het formulier niet hebt vervolledigd of ingediend, uw ingevulde gegevens tijdelijk op te slaan en u hiervan in kennis te stellen via de contactgegevens die u hebt ingevuld zodat u de mogelijkheid hebt om het dossier te vervolledigen en/of in te dienen. Aangezien wij deze gegevens voor geen andere doeleinden gebruiken, denken wij dat enig mogelijk nadeel voor uw rechten zeer gering is, terwijl wij menen dat dit interessant kan zijn voor u, zodat u uw facturen snel en eenvoudig verder kan invorderen. Waar wij ons op deze juridische verwerkingsgrond baseren, zullen we de effecten die dit kan hebben op uw privacy beperken door ons gebruik ervan te minimaliseren en adequate toegangs- en beveiligingsgaranties in te stellen om ongeoorloofd gebruik te voorkomen. Waar wij ons op deze juridische verwerkingsgrond baseren, kan u altijd bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw gegevens voor dit doeleinde (zie ‘rechten van de betrokkene’).
4. De verwerking is gebaseerd op uw toestemming, bijvoorbeeld om u de nieuwsbrief te bezorgen waarop u zichzelf hebt ingeschreven, om op uw vraag te antwoorden wanneer u ons contacteert via bijvoorbeeld een contactformulier of onze chatbot op onze Website of via onze sociale media. Wanneer u tevreden bent met onze dienstverlening, kunnen wij u mogelijks ook vragen of wij uw positieve ervaring met Unpaid mogen delen op onze Website of op onze sociale media. Deze toestemming wordt o.m. afgeleid uit het vrijwillig en rechtstreeks verstrekken van uw gegevens aan ons al dan niet mondeling, schriftelijk of via een elektronisch contactformulier/-bericht. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen. Wij vragen u om een telefonische intrekking van uw toestemming steeds schriftelijk te bevestigen, dan wel uw toestemming in te trekken per e-mail of per brief.

Wat zijn de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de doeleinden die hieronder worden beschreven of waarvoor u anderszins specifiek toestemming hebt gegeven. We waken er steeds over dat wij enkel de gegevens verzamelen en verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

Wij verzamelen uw gegevens voor de volgende te onderscheiden doeleinden:

• operationele doeleinden: bijvoorbeeld de optimalisatie van onze Website, statistische doeleinden en marktonderzoek, om onze diensten gebruikersvriendelijk te houden, het beantwoorden van uw contactvraag, etc., het in overweging nemen van een sollicitatie;
• zakelijke doeleinden: bijvoorbeeld om u te identificeren als onze klant, zakenpartner of andere partij, om met u te communiceren over onze diensten en deze te leveren en door u te laten gebruiken of om diensten van onze zakenpartners te benutten, om u online of fysiek te informeren over onze werking, ons beleid en onze gebruiksvoorwaarden, om de relaties met onze potentiële en bestaande klanten te ontwikkelen en te beheren, uitvoeren van de overeenkomst die wij met u hebben gesloten als klant of zakenpartner en de administratie die daarmee samenhangen, om werkzaamheden te evalueren, het opvolgen van een sollicitatie en het selectie- en rekruteringsproces;
• commerciële doeleinden: bijvoorbeeld voor het toesturen van marketingcommunicatie per e-mail of per post of om u de downloads van content op onze Website te kunnen bezorgen, het nagaan en aftoetsen van nieuwe potentiële klanten of zakenpartners en het aangaan van nieuwe zakelijke relaties, het nagaan van de tevredenheid als onze klant, zakenpartner, websitebezoeker of sollicitant;
• juridische of wettelijke doeleinden: wij kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens gebruiken en bewaren voor juridische redenen en procedures, om te voldoen aan wetgeving en overheidsbevelen; of om te kunnen voldoen aan onze interne en externe auditeisen, informatieveiligheid of ter bescherming of uitvoering van onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom of die van andere personen.

Wanneer wij uw persoonsgegevens wensen te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen, zullen wij u contacteren vóór de verdere verwerking van die gegevens.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt.

Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen voor persoonsgegevens zijn gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het verstrekken van onze diensten.

Wanneer het niet langer noodzakelijk is uw persoonsgegevens te verwerken, zullen we uw persoonlijke gegevens wissen of anonimiseren. Als dit niet (technisch of praktisch) mogelijk is, bijvoorbeeld omdat uw gegevens in back-uparchieven zijn opgeslagen of omdat wij deze beperkt nodig hebben voor de administratie waarin informatie staat over betrokkenen die niet willen dat we in de toekomst opnieuw contact met hen opnemen, dan bewaren wij uw gegevens maar zullen wij deze niet verder verwerken en verwijderen van zodra dit mogelijk wordt.

Van wie ontvangen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens van u rechtstreeks, van openbare bronnen (bijv. Kruispuntbank voor Ondernemingen, maar desgevallend ook gegevens die u zelf openbaar heeft gemaakt op onder meer (professionele) sociale media) of van derden verkrijgen (bijv. wanneer u een debiteur van één van onze klanten bent).

Sommige gegevens worden daarenboven op geautomatiseerde wijze verzameld bij gebruik van onze Website door middel van het gebruik van cookies of daarmee vergelijkbare technologieën. Voor meer uitleg hierover verwijzen wij naar onze Cookieverklaring.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij hechten veel belang aan gegevensbeveiliging en hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorg)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. We beperken de toegang tot persoonlijke gegevens tot personeel en derden indien die toegang tot dergelijke informatie nodig hebben voor legitieme, relevante zakelijke doeleinden.

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zullen wij alle toepasselijke meldplichten met betrekking tot dergelijk inbreuk opvolgen.

Waar bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens op IT-systemen in België. In het geval het beheer van sommige van onze IT-systemen worden uitbesteed aan derden, worden de gegevens bewaard in de Europese Economische Ruimte (‘EER’). Indien dit niet het geval is, zullen wij steeds voldoen aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming om de adequate bescherming van de verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij zullen uw persoonsgegevens niet doorgeven aan derden, tenzij wanneer wij daar door de wet toe verplicht zijn, u daarin toestemt of wanneer het noodzakelijk is voor het bereiken van één van onze voormelde doeleinden.

Wij delen uw persoonsgegevens o.m. met de volgende categorieën van ontvangers:

Samenwerkingspartners
Voor het invorderen van uw onbetaalde facturen werken wij op vaste basis samen met een aantal gerechtsdeurwaarders waar wij specifieke overeenkomsten mee afsluiten alsook met BV BVBA De Groote - De Man, met ondernemingsnummer BE0878.001.735 en met maatschappelijke zetel te Heernislaan 91, 9000 GENT.

Externe dienstverleners (verwerkers)
Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners, zogenaamde “verwerkers”, die desgevallend bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens uitvoeren namens ons.

Voorbeelden van derden die in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons of aan wie persoonsgegevens kunnen worden verstrekt, zijn:

• de verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitvoeren van onze activiteiten en onder meer ter ondersteuning van onze operationele en zakelijke doeleinden, zoals het leveren van onze diensten, marketing- en bedrijfssoftware, het beheren van onze CRM of IT-systemen of het uitvoeren van enige andere (interne) bedrijfsprocessen met het oog op een efficiënt (digitaal) gegevensbeheer;
• overheidsorganen en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals notarissen en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen als onderneming, en de efficiënte verdediging van onze belangen in het kader van een eventueel juridisch geschil, voor wat betreft de gegevens die hier strikt noodzakelijk voor zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Deze dienstverleners zijn contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en zij hebben uitsluitend toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren.

Wanneer één van onze externe dienstverleners zich buiten de Europese Economische ruimte (“EER”) bevindt, zorgen wij ervoor dat overdracht (beveiliging en verwerking) van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de wetgeving inzake en dat er een passend beschermingsniveau is.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER naar andere landen dan deze waarvan de Europese Commissie acht dat zij een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming bieden (zie: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en), vindt plaats op basis van overeenkomsten met modelcontractbepalingen aangenomen door de Europese Commissie (zie: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/rules-international-data-transfers_en) of andere passende waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Overheid, politie, toezichthouders of gerechtelijke instanties
Wanneer wij daar bij wet toe verplicht zijn, , kunnen wij uw persoonsgegevens delen met de overheid, politie, toezichthouders of rechtshandhavingsinstanties.

Eveneens is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens delen wanneer wij als onderdeel van een due diligence met betrekking tot (het uitvoeren) van een fusie, overname of andere zakelijke transactie, uw gegevens moeten bekendmaken aan de mogelijke koper of verkoper of hun adviseurs.

Rechten van de betrokkene

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de over u verzamelde persoonsgegevens. Indien u beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens (per e-mail, telefoon of per post).

U beschikt over de volgende rechten:

• Recht van inzage en kopie: indien u dat wenst kan u uw persoonsgegevens inzien en hiervan een kopie verkrijgen;
• Recht van aanpassing of rectificatie: indien u meent dat we onjuiste gegevens hebben van u dan kan u ons dit laten weten en dan passen wij deze aan voor u;
• Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid): indien u dat wenst kan u van ons vragen dat wij uw persoonsgegevens verwijderen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om dergelijk verzoek te voldoen, onder meer wanneer wij uw gegevens strikt gezien nodig hebben in functie van een dossier (bijv. debiteurengegevens in het kader van een lopend klantendossier). Het kan ook zijn dat we voor andere doeleinden die gegevens wel nog moeten verwerken;
• Recht op beperking van verwerking: indien u denkt dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken dan kan u vragen om deze verwerking te beperken.
• Recht van bezwaar: u kan ook bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen of die van onze klanten. Dit dient te gebeuren omwille van specifieke redenen die met uw situatie verband houden. Indien het om marketing gaat dan zullen we de verwerking zo snel als mogelijk stopzetten.
• Recht op overdraagbaarheid: indien u uw persoonsgegevens wenst over te dragen aan een andere onderneming, gelieve contact met ons op te nemen.

De uitoefening van bovenstaande rechten kan echter onderworpen zijn aan bepaalde uitzonderingen om het algemeen belang, onze belangen en belangen van andere individuen te beschermen.

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient zullen wij eerst en vooral uw identiteit verifiëren door middel van het opvragen van bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitskaart. Dit doen we om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen terechtkomen.

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van vier weken (bij eenvoudige verzoeken) dan wel 3 maanden (bij complexe of veelvoudige verzoeken) op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

Heeft u vragen of bezorgdheden?

Ondanks alles dat wij in het werk stellen om uw privacy te beschermen en de wetgeving daaromtrent na te leven, kan het zijn dat u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en/of verwerken.

Vanzelfsprekend kan u in dat geval steeds contact met ons opnemen maar daarnaast beschikt u ook over andere klachtmogelijkheden:

U kunt een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u via onderstaande gegevens kan contacteren:

Via brief:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Via e-mail: contact@apd-gba.be
Via telefoon: +32 (0)2 274 48 00
Via fax: +32 (0)2 274 48 35

U kunt eveneens, indien u schade zou lijden, een vordering tot schadevergoeding instellen bij de bevoegde rechtbank.

Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal nodigen wij u uit om de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indi….

Wat met links naar andere websites en sociale media?

Links naar andere websites

De Website kan referenties (bijv. hyperlinks) naar andere websites bevatten, die door andere bedrijven of door sociale media worden aangeboden. Unpaid is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via die externe websites of platforms. Evenmin is deze Privacyverklaring op die websites van toepassing.

Sociale media

Zoals wij eerder al hebben aangegeven verkrijgen wij, wanneer u met ons interageert via onze sociale media pagina’s (bijv. Facebook, Twitter of LinkedIn), uw persoonsgegevens waaronder uw naam, opmerkingen en/of chats. Enkel en alleen voor zover u rechtstreeks met ons communiceert of persoonlijke inhoud met ons deelt via onze bedrijfspagina op sociale media, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens op deze sociale media. Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming en zullen deze persoonsgegevens alleen gebruiken om te reageren op uw opmerkingen of vragen. U heeft te allen tijde de mogelijkheid om uw persoonlijke gegevens te raadplegen en te verwijderen via onze sociale mediakanalen.

Als u zelf inhoud via sociale media deelt, zullen uw persoonsgegevens voor de bezoekers van die sociale media beschikbaar zijn. Unpaid is niet verantwoordelijk voor dergelijke verwerking van persoonsgegevens door of via die sociale media. Evenmin is deze Privacyverklaring op die sociale media van toepassing.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om eenzijdig wijzigingen of aanpassingen aan te brengen aan deze Privacyverklaring. De meest recente versie is echter te allen tijden beschikbaar op onze Website.

In geval van een substantiële wijziging van deze Privacyverklaring die relevant is voor u, zullen wij u – voor zover mogelijk – hierover rechtstreeks informeren.

De datum waarop deze Privacyverklaring voor het laatst werd gewijzigd, is onderaan deze Privacyverklaring terug te vinden.

Contact

Vragen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens en alle verzoeken met betrekking tot het uitoefenen van uw daarmee verband houdende rechten of klachten kan u richten aan ons:

Via brief:
Unpaid
t.a.v. klacht- en privacy afdeling
Port Arthurlaan 11e
9000 Gent

Via e-mail: info@unpaid.be

Via telefoon: +32 (0)9 396 34 00

Deze Privacyverklaring is laatst gewijzigd op 15/11/2023.