Telefoneren met een wanbetaler: hoe pak je het aan?

Ook in jouw onderneming komt het vast voor dat facturen te laat betaald worden. Ons advies: bel je klant op voor je een aanmaning stuurt. Telefoneren met een wanbetaler gaat sneller dan een brief sturen en is persoonlijker dan een e-mail. Bovendien kan je klant jou aan de telefoon niet negeren: je weet dus onmiddellijk waar je staat. Hét doel van zo’n telefoontje is altijd om een uiterste betaaldatum vast te leggen. Maar hoe pak je zo’n gesprek concreet aan? Deze vijf tips vergroten jouw kans op succes.

Telefoneren met een wanbetaler: hoe pak je het aan?

 

1. Speel kort op de bal

Hoe langer een factuur onbetaald blijft, hoe kleiner de kans dat je klant spontaan nog betaalt. Wacht daarom niet langer dan een week om te telefoneren met een wanbetaler. Anders wek je de indruk dat betalingsachterstand aanvaardbaar is.

Tip: voorzie een vast moment in jouw agenda om wanbetalers te bellen. Elke maandagnamiddag, bijvoorbeeld. Zo voorkom je dat onbetaalde facturen zich opstapelen.

2.Vóór je telefoneert met een wanbetaler …

Goed begonnen is half gewonnen. Verzamel vooraf alle noodzakelijke informatie. Daardoor kom je heel zelfzeker over aan de telefoon.

  • Over hoeveel facturen gaat het?
  • Wat is het openstaande bedrag?
  • Wie is de contactpersoon bij de klant?
  • ...

De meeste informatie staat op je factuur. Hou die dus zeker bij de hand als je een wanbetaler opbelt. Houd ook alle andere informatie voor je. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Had de klant opmerkingen nadat je de factuur opstuurde?
  • Is dit de eerste keer dat deze klant te laat betaalt?
  • Zijn er specifieke afspraken gemaakt met de klant?
  • ...

 

bellen met wanbetaler voorbereiding

 

3. Een to the point telefoongesprek

Op het moment dat je belt, moet je sterk in je schoenen staan. Deze klant heeft een betalingsachterstand en je wilt weten wanneer de betaling eraan komt. Vraag dus niet waarom de betaling uitblijft, geef hem geen kans om met excuses te komen. Vraag wel wanneer hij zal betalen.

Als de klant toch met excuses komt, gebruik deze dan tegen hem. Wacht hij op een betaling van een klant, zeg dan dat je zelf ook leveranciers moet betalen. Geeft hij aan dat hij het even moeilijk heeft, zeg dan dat jij geen bank bent. Als hij onvoldoende geld heeft, dan moet hij dit op een andere manier oplossen.

4. Leg een concrete betaaldatum vast.

Hoeveel uitstel vind je zelf aanvaardbaar? Denk vooraf na over een uiterste datum en wijk er niet van af. Want sommige slechte betalers maken er een sport van om jouw flexibiliteit te testen.

Overleg tijdens het telefoongesprek met de klant wanneer die zal betalen. Stelt de klant een betaaldatum voor die binnen jouw vooraf bepaalde termijn ligt, dan stem je hiermee in.

Vraag de klant nadrukkelijk of hij akkoord gaat met de afgesproken datum. Laat je niet afschepen met “ik ga mijn best doen” of “ik zal bekijken of dit mogelijk is”. Je wil een “ja” horen. Dring hier op aan. Indien nodig stel je een ultimatum.

telefoneren met wanbetaler afspraken betaling

 

5. Volg op met schriftelijke afspraken

Bevestig de afspraken die je telefonisch maakt altijd per e-mail. Die bewijst dat het gesprek heeft plaatsgevonden. Voeg een kopie van de factuur toe, plus eventueel jouw algemene voorwaarden. Zo ontneem je de klant het excuus dat hij de factuur kwijt is of niet ontvangen heeft.

Tip: het best stuur je jouw algemene voorwaarden al door vóór je met een klant zaken doet. Bij de offerte dus. Zo sta je sterk bij eventuele discussies en kan je wanbetaling hopelijk voorkomen.

Nog steeds geen betaling na je telefoontje?

Dan wordt het tijd om de volgende stap te zetten: verstuur een schriftelijke aanmaning.
Een goed voorbeeld van een wettelijke aanmaning vind je hier.

Volgt er daarop nog steeds geen betaling? Dan is het tijd om een specialist in te schakelen.

Bij Unpaid start je gemakkelijk online een claim op. Jij vult jouw gegevens en die van de slechte betaler in, wij doen de rest. Onze deurwaarder trekt binnen de 5 dagen al naar je klant met een officiële aanmaning tot betalen.

Trouwens, na afloop kost een succesvolle invordering je niks: jij betaalt alleen een voorschot, dat we terugvorderen van je klant. Bovenop het volledige factuurbedrag!

Meteen een onbetaalde factuur invorderen?

Dien hieronder je claim in en eis het geld op dat je verdiend hebt:

Klaar om jouw onbetaalde facturen te innen?

Vul je gegevens in om te starten.

Zit je met een onbetaalde factuur en heb je vragen over de werking van Unpaid? Bel snel naar +32 9 396 34 00 of laat ons hier weten wanneer je wil worden opgebeld.