Hoe zit het met de btw- en vennootschapsbelasting bij onbetaalde facturen?

Elke onderneming komt wel eens in aanraking met onbetaalde facturen. Jij hebt de factuur, met goede algemene voorwaarden, tijdig en correct verstuurd naar jouw klant. Prima! Maar dit geeft je helaas geen garantie op een (correcte) betaling. De betaling ligt in de handen van jouw klant. Eens je de factuur hebt verstuurd zit ze in jouw boekhouding en zal ze worden opgenomen in de btw-afrekening. Het kan dus gebeuren dat je btw en zelf belastingen betaalt voor een factuur die nog niet is betaald door jouw klant.


btw- en vennootschapsbelasting bij onbetaalde facturen

 

Een vervelende situatie maar … niet problematisch. Het wordt pas echt een probleem als de factuur helemaal niet wordt betaald. Wat kan je dan doen? Kan je de doorgestorte btw terugvorderen? Kan je vermijden dat je er belastingen op moet betalen of eventueel betaalde belastingen terugvorderen?

Onbetaalde facturen

Je klant betaalt jouw facturen maar niet. Reageer je niet, dan zal jouw onderneming hier toch op belast worden. Voor de belastingen komen alle uitgeschreven facturen in aanmerking, ook diegene die nog niet betaald zijn. Je kan dus btw betalen op onbetaalde facturen.

Jouw onderneming is een vennootschap? Dan zijn er gelukkig oplossingen. Het is soms mogelijk om de factuur (gedeeltelijk) vrij te stellen van een vennootschapsbelasting en eventueel de btw terugvorderen. Hoe gaat dit in zijn werk?

Er zijn twee scenario’s mogelijk:

Het tijdstip van opeisbaarheid

Het tijdstip van opeisbaarheid is de datum waarop jij de factuur uitreikt. Dit is het moment waarop er aanspraak kan gemaakt worden op de verschuldigde btw. Om dit tijdstip te bepalen moet je de aard van jouw klant uitmaken: zijn het klanten-ondernemingen (B2B), klanten-particulieren (B2C) of klanten-overheidsinstellingen (B2G)?

In dit artikel leggen we de focus op de business-to-business relatie (B2B). Binnen deze B2B-context wordt de btw, in principe, opeisbaar vanaf het moment van het uitreiken van de factuur. Dit voor zowel de facturen die zijn opgemaakt na levering of dienst als bij voorschotfacturen.
 

 

 

B2B-facturen

 

Het is zeker dat de factuur niet meer zal worden betaald (het verlies is zeker)

Belastingen

Indien je echt zeker bent van het verlies mag je de factuur definitief afboeken. Dit kan voorkomen bij het faillissement van jouw klant en de curator niets kan uitkeren naar jou als schuldeiser. Van de curator of de gerechtsdeurwaarder zal je veelal een attest ontvangen waarin vermeld staat dat je niets meer zal ontvangen.

Voor een dossier in de Unpaid-procedure waarbij deze situatie zich voordoet, kan je ook via ons dit attest van oninbaarheid verkrijgen.

Btw

In het geval je zeker bent dat de factuur niet meer zal worden betaald kan je ook de btw terugvragen. Dit doe je in jouw btw-aangifte via het vak 62 regularisaties in het voordeel van de belastingplichtige.’

Let op! De btw recupereren kan slechts in volgende gevallen:

  1. Jouw klant is failliet
     
  2. Jouw klant zit in een gerechtelijke reorganisatie (vroeger bekend als de wet op de continuïteit van de onderneming of WCO)
     
  3. Je hebt duidelijk aangetoond dat je klant niet kan betalen terwijl je alles hebt gedaan om het geld te innen. Dit kan je bijvoorbeeld aantonen via een attest van oninbaarheid.

Voor B2B-klanten is het in principe verplicht om voor het openstaande bedrag van de onbetaalde factuur een creditnota uit te schrijven om de reeds betaalde btw terug te vorderen. Enkel bij een klant in faling is een creditnota geen rechtsgeldig middel om de btw terug te vorderen, aangezien je dan een attest van oninbaarheid nodig hebt.


Een andere manier om aan te tonen dat de factuur niet zal betaald worden is een overeenkomst met jouw klant via een minnelijke schikking of de rechtbank. Werk je via de rechtbank moet je wel het definitieve vonnis afwachten voor je de btw kan terugvorderen. Tegen de uitspraak van de rechtbank is geen beroep mogelijk. Blijft de factuur definitief onbetaald? Dan kan je het verloren bedrag inbrengen als beroepskost.

rechtbank onbetaalde factuur btw terugvorderen

 

Tip: je kan een eigendomsvoorbehoud in jouw factuurvoorwaarden of leveringsbonnen opnemen. Hierdoor laat jij aan je klant weten dat jij eigenaar blijft van de geleverde goederen, tot het moment dat de factuur volledig betaald wordt.

Het is niet zeker dat de factuur zal worden betaald

Belastingen

Ben je niet zeker dat de factuur (volledig) betaald zal worden? Dan wil dat niet automatisch zeggen dat je deze factuur definitief mag afboeken. Jij of jouw boekhouder moeten in dit geval namelijk een ‘waardevermindering’ aanleggen. Hierdoor wordt de factuur voorlopig uit jouw inkomsten gehaald. Indien de factuur op een later tijdstip toch nog zou worden betaald dan moet de ‘waardevermindering’ worden teruggenomen.

Btw

Om de btw terug te vorderen moet je kunnen bewijzen dat de schuldvordering effectief oninbaar is. Hierbij is het uitermate belangrijke dat je kan aantonen dat je alles hebt gedaan om de factuur betaald te krijgen. Een gewone herinneringsbrief zal in principe niet volstaan voor de Administratie om je btw-terugvordering te rechtvaardigen. Reageert je klant niet op een ingebrekestelling van een advocaat of een gerechtsdeurwaarder, dan zal de Administratie in principe wel aanvaarden dat jij over voldoende bewijzen beschikt. Indien je dossier bij Unpaid is afgesloten omwille van een negatief solvabiliteitsonderzoek, kan ook de factuur voor dit onderzoek als bewijsmiddel gebruikt worden.

Conclusie

Een factuur definitief afboeken en de btw recupereren is enkel en alleen mogelijk als de factuur zeker niet meer zal betaald worden. Indien je klant failliet is of in een gerechtelijke reorganisatie zit is dit geen probleem. Wanneer het niet zeker is dat je factuur zal betaald worden moet je ze voorlopig afboeken met een ‘waardevermindering’.

Schakel Unpaid in

Het kunnen terugvorderen van de btw op een onbetaalde factuur is positief. Het is natuurlijk nog beter als jouw openstaande facturen gewoon betaald worden. Hier kan Unpaid je bij helpen!

Bij het invorderen van onbetaalde facturen is snelheid cruciaal. Hoe sneller je reageert hoe groter de kans op een positieve afloop. Daarom gaan wij onmiddellijk over tot actie voor jou. Dien je onbetaalde factuur in via onze website en 5 werkdagen later staat de gerechtsdeurwaarder al aan de deur van jouw klant. Dat maakt indruk.

Jouw klant zit vanaf dat moment in de IOS-procedure en heeft 1 maand en 8 dagen de tijd  om het factuurbedrag te betalen! Het voorschot dat je ons betaalt, verhalen wij integraal op jouw klant. Op het eind van de rit betaal jij dus niets.

unpaid laptop

 

Klaar om jouw onbetaalde facturen te innen?

Vul je gegevens in om te starten.