Zo maak je een offerte die verkoopt
Onbetaalde facturen voorkomen begint bij een duidelijke offerte. Hoezo? Met een offerte stel je de verwachtingen van beide partijen scherp. Je klant kan rekenen op jouw kwalitatieve dienst of kwalitatief product en weet wat jij van hém verwacht. Bovendien helpt een goed opgemaakte offerte je de deal binnen te halen. Met deze tips schrijf jij een offerte uit die geld oplevert.
Wat is een offerte?
Op verzoek van een mogelijke klant stel jij als leverancier van een dienst of een product een offerte op: een formeel voorstel voor een overeenkomst tussen de twee partijen.
Je vergroot de kans dat de potentiële klant met jou in zee gaat, als je voldoende tijd en aandacht schenkt aan een degelijke offerte. Noteer in de offerte klaar en duidelijk wat jouw klant van jou mag verwachten en welke betaling daartegenover staat. Eens de klant de offerte heeft goedgekeurd, heb je een bindend contract met rechten en plichten.
6 tips voor een waterdichte offerte
Soms zal een potentiële klant jouw offerte vergelijken met enkele andere. Zorg er dus voor dat jouw offerte het best aansluit bij de behoeften van de klant. Hoe pak je dat aan?
1. Luister naar de noden van de klant
Analyseer goed wat jouw potentiële klant vraagt. Ga ook verder: vraag jezelf af wat hij precies nodig heeft en baseer jouw offerte daarop. De klant is vaak geen expert in jouw gebied, neem dus gerust de ruimte om bijkomende suggesties te formuleren. Omschrijf de diensten of producten die je zal leveren als voordelen voor de klant.
2. Grijp de kans om jouw expertise te tonen
De klant heeft een goede reden om de job aan jou uit te besteden: hij heeft er zelf te weinig kaas van gegeten. Door in je offerte zaken voor te stellen waar hij zelf niet aan gedacht heeft, toon je dat je meedenkt.
Ook je portfolio toevoegen kan een enorme meerwaarde zijn. Ook al is jouw offerte inhoudelijk tiptop in orde, voor de klant blijft het moeilijk om zich precies voor te stellen wat je zal leveren. Een concreet overzicht van eerder werk kan hem over de streep trekken.
3. Omschrijf duidelijk de verwachtingen voor beide partijen
Wees overzichtelijk en duidelijk, maar niet té bondig. Met een goede offerte weet de klant precies wat hij mag verwachten en wat hij daarvoor zal moeten betalen. Dat verkleint de kans op discussies achteraf.
Wat zal je leveren, wanneer zal je dat doen, welke informatie heb je nodig voor je aan de slag kan, hoe zit het met feedback op het geleverde werk of het ruilen van de producten …? Stel jezelf alle vragen die een klant kan hebben en beantwoord ze alvast in je offerte.
4. Geef een transparante prijs op
Je potentiële klant zal de totaalprijs van je offerte vlotter aanvaarden als hij een zicht heeft op de kostprijs van elk onderdeel. Het speelt dus in je voordeel om daar transparant over te zijn.
Is het niet de bedoeling dat de klant onderdelen uit de offerte begint te ‘shoppen’? Geef dan duidelijk aan dat de prijs alleen geldt voor het geheel. Vermeld eventueel dat de prijzen veranderen als de klant het totaalpakket niet afneemt.
5. Hou rekening met het budget van je klant
Met een prijsopgave die in de buurt komt van wat je potentiële klant verwacht, vergroot je de kans op succes. Durf naar het budget te polsen bij je klant, of maak zelf een inschatting. Als jouw prijs en het budget van je klant te ver uit elkaar liggen, kan het vele werk dat je in de offerte investeert een maat voor niets blijken.
6. Zorg dat je offerte volledig is
Hoe een offerte er juist uitziet, hangt natuurlijk af van wat jouw bedrijf doet. Een offerte voor het bouwen van een huis of een website bevat bijvoorbeeld veel meer details dan de offerte voor het leveren van een auto.
Toch zijn enkele zaken onmisbaar in een goede offerte:
- jouw contactgegevens en BTW-nummer
- de contactgegevens en het BTW-nummer van je potentiële klant
- de datum
- het offertenummer
- de producten of diensten die je zal leveren
- de dealine: wanneer zal je leveren wat je in deze offerte omschrijft?
- de prijs
- de geldigheidsduur van de offerte: hoelang heeft de klant de tijd om ze al dan niet te aanvaarden.
Wanneer verstuur je jouw offerte?
Het beste moment om jouw offerte te versturen is … meteen. Jouw potentiële klant heeft haast, je concurrenten hebben hun offerte misschien al klaar. Reageer dus zo snel je kan op een offerteaanvraag. Lukt dat echt niet? Bel de potentiële klant dan even op en bespreek een deadline. Zo maak je tóch een goede eerste indruk.
Tot slot: klanten appreciëren een betrokken leverancier. Bel je potentiële klant nog even op nadat je de offerte gestuurd hebt. Pols naar eventuele bezorgdheden over de offerte en toon dat je bereid bent mee te denken met je klant.
Veel succes!