Qu’est-ce qu’une mise en demeure ?
Une mise en demeure est une notification formelle par laquelle vous informez l’autre partie qu’elle ne respecte pas ses obligations. Vous y décrivez le manquement ou le retard, exigez la bonne exécution de l’obligation ou le paiement, et fixez un délai précis.
Ce qui la distingue d’un simple rappel, ce n’est pas le ton, mais sa fonction. Un rappel sert à relancer le client. Une mise en demeure constitue un élément de preuve : elle établit que vous avez accordé à l’autre partie une dernière chance concrète de respecter ses engagements.
Si elle reste sans suite, vous disposez d’une base plus solide pour entreprendre d’autres démarches ou faire valoir des droits supplémentaires, conformément à votre contrat et à la législation applicable.
Pour les factures B2B en Belgique, vos conditions générales, votre contrat et la législation relative aux retards de paiement dans les transactions commerciales entrent également en ligne de compte.
Rappel de paiement, sommation ou mise en demeure ?
En pratique, le recouvrement se déroule rarement en une seule étape. La plupart des dossiers suivent une progression similaire, chaque étape ayant un objectif propre.
| Étape | Objectif | Quand l’utiliser ? |
| Rappel de paiement | Signaler au client qu’une facture est arrivée à échéance | Peu après l’échéance, dans une logique commerciale |
| Sommation de payer | Accentuer la pression et fixer un nouveau délai | Lorsque le premier rappel est resté sans réponse |
| Mise en demeure | Constater formellement le manquement et accorder un dernier délai | Lorsque les démarches amiables n’aboutissent pas et qu’une clarification juridique devient nécessaire |
| Recouvrement forcé | Obtenir le paiement de la créance | Lorsque le délai est dépassé. Une facture incontestée peut être recouvrée par le biais de la procédure IOS si les conditions sont remplies. En cas de contestation, une procédure judiciaire peut être nécessaire |
Un rappel, une sommation ou une mise en demeure peuvent être utiles pour renforcer la pression et constituer un dossier clair.
Mais une mise en demeure préalable n’est pas obligatoire pour entamer une procédure IOS.
Quand envoyer une mise en demeure ?
La mise en demeure est pertinente lorsque l’autre partie ne respecte manifestement pas ses obligations et que les relances habituelles ne suffisent plus.
Voici quelques situations fréquentes :
- Votre client ne paie pas sa facture malgré plusieurs rappels.
- Un fournisseur ne livre pas dans les délais convenus.
- Des travaux réalisés présentent des défauts qui n’ont pas été corrigés.
- Une prestation convenue n’a toujours pas été exécutée alors que le délai est dépassé.
Dans chacune de ces situations, la mise en demeure donne à l’autre partie une dernière occasion claire de respecter ses obligations, tout en vous permettant de conserver une preuve de cette démarche.
Une mise en demeure est-elle toujours obligatoire ?
Non. Une mise en demeure n’est pas obligatoire dans toutes les situations, et encore moins pour lancer une procédure IOS.
Pour les factures B2B impayées, elle peut néanmoins être utile pour clarifier votre position, accentuer la pression et mieux documenter votre dossier.
Sur le plan juridique, toutefois, elle ne constitue pas une condition préalable au recouvrement par la procédure IOS.
En principe, un rappel supplémentaire n’est pas non plus obligatoire. Toutefois, dans la pratique, de nombreuses entreprises choisissent d’en envoyer un, car un simple rappel ou une sommation par e-mail suffit souvent à obtenir le paiement.
Que doit contenir une lettre de mise en demeure ?
Une bonne mise en demeure doit être claire, factuelle et précise. Évitez les menaces vagues et les formulations empreintes d’émotion.
L’objectif n’est pas d’impressionner votre client, mais d’être clair, tant sur le plan juridique que pratique.
Mentionnez au minimum les éléments suivants :
- Les coordonnées complètes des deux parties.
- Une référence claire au contrat, à la facture ou à la commande.
- Une description précise du manquement ou de la dette impayée.
- Le montant ou la prestation que vous réclamez.
- Un délai raisonnable pour permettre à l’autre partie de respecter ses obligations.
- Une mention explicite indiquant qu’il s’agit d’une mise en demeure formelle.
- Les démarches que vous entreprendrez en l’absence de réponse ou de paiement.
- La date, le nom et la signature, ou une identification claire de l’expéditeur.
Ce dernier point est souvent négligé, alors qu’il est essentiel.
La formule « Nous prendrons d’autres mesures » reste vague. En revanche, « Nous engagerons une procédure de recouvrement juridique par l’intermédiaire d’un huissier de justice » est beaucoup plus explicite.
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Quel délai est raisonnable ?
Tout dépend de ce que vous demandez.
Pour une facture B2B impayée classique, un délai court et précis est souvent appliqué, par exemple huit jours calendaires.
En revanche, lorsqu’il s’agit d’une réparation, d’un remplacement ou d’une prestation plus complexe, un délai plus long peut être approprié.
L’essentiel est de fixer une échéance réaliste et adaptée à votre demande. Un délai excessivement court pourrait jouer en votre défaveur si le dossier devait être examiné ultérieurement.
Envoyer une mise en demeure par e-mail ou par courrier recommandé ?
Une mise en demeure ou un rappel envoyé par e-mail est parfaitement envisageable en pratique.
L’essentiel est de communiquer clairement le montant impayé, ce que vous demandez et le délai accordé.
L’envoi par courrier recommandé est possible, mais il n’est pas toujours nécessaire. Dans de nombreux dossiers, un rappel ou une mise en demeure claire par e-mail suffit.
Vérifiez toutefois votre contrat et vos conditions générales. Ces documents peuvent prévoir des modalités particulières pour l’envoi des notifications formelles. Dans ce cas, il est préférable de les respecter.
Exemple de lettre de mise en demeure
Voici un exemple de mise en demeure pour une facture impayée :
Objet : Mise en demeure formelle – Facture [numéro de facture]
Par la présente, [nom de l’entreprise] met formellement en demeure [nom du débiteur] de procéder au règlement de la facture [numéro de facture], d’un montant de [montant], arrivée à échéance le [date].
Malgré nos précédents rappels en date des [dates], nous n’avons toujours pas reçu votre paiement.
Nous vous demandons de régler l’intégralité du montant impayé dans un délai de [nombre] jours calendaires à compter de la réception de la présente, sur le compte [numéro de compte], en indiquant la référence suivante : [référence].
À défaut de paiement, nous nous réservons le droit d’entreprendre les démarches nécessaires et, le cas échéant, de réclamer des intérêts et des frais ou d’engager une procédure de recouvrement forcé, conformément à notre contrat et à la législation applicable.
[Date, nom, fonction, signature]
Utilisez cet exemple comme point de départ, et non comme un modèle à copier sans vérification. Adaptez toujours les faits, les montants, les délais et les références contractuelles à votre propre dossier.
Votre client ne réagit pas ? Que faire ?
Si le délai expire sans paiement ni réponse, voici les étapes à suivre :
- Conservez la mise en demeure et la preuve d’envoi. Ces documents font désormais partie de votre dossier.
- Vérifiez que le délai est effectivement écoulé. Calculez-le à partir de la réception, et non de l’envoi.
- Calculez le solde actualisé, y compris les éventuels intérêts et frais prévus par le contrat et la loi.
- Vérifiez si votre client a contesté la facture. Ce point détermine la procédure à laquelle vous pouvez recourir.
- Décidez si une nouvelle démarche amiable est encore utile ou s’il est temps de passer au recouvrement forcé.
En cas de montant important, de risque de prescription, de signes de difficultés financières ou de contestation, mieux vaut ne pas attendre trop longtemps.
Chaque mois qui passe réduit vos chances de récupérer votre argent.
Ce que propose Unpaid pour les factures B2B incontestées
Pour les factures B2B incontestées en Belgique, Unpaid constitue une solution adaptée lorsque les rappels et la mise en demeure restent sans effet.
Unpaid n’est pas une agence de recouvrement classique, mais une plateforme numérique permettant le recouvrement forcé des factures B2B impayées par le biais de la procédure IOS (recouvrement des créances incontestées).
Le tout sans avoir à faire appel vous-même à un avocat ni passer devant un tribunal.
Comment se déroule la procédure ?
Dans les cinq jours ouvrés suivant le dépôt de votre dossier, un huissier de justice désigné par Unpaid intervient auprès de votre client pour lui signifier le lancement de la procédure IOS.
À compter de cette notification, votre client dispose de 38 jours pour payer ou demander un plan de paiement.
S’il ne réagit pas, un titre exécutoire peut ensuite être obtenu, permettant notamment de procéder à une saisie.
Il s’agit donc d’une procédure contraignante que votre client ne peut pas simplement ignorer.
Combien cela vous coûte-t-il ?
Le principe est simple : votre client prend en charge les frais.
Lorsque le débiteur paie, vous récupérez 100 % du montant réclamé. Vous pouvez également récupérer, via la TVA, 21 % de l’indemnité forfaitaire.
Pour lancer un dossier, vous versez un acompte destiné à l’huissier de justice. Cet acompte vous est intégralement remboursé dès que votre client paie.
Son montant dépend de votre créance et suit le barème légal des huissiers de justice.
Retrouvez le détail des tarifs dans notre FAQ : Combien coûte Unpaid ?
Et ce n’est pas tout : Unpaid ne requiert aucun abonnement, aucun montant minimum de facture et aucun contrat d’exclusivité.
Dans quels cas Unpaid ne peut-il pas intervenir ?
La procédure IOS s’applique uniquement aux créances incontestées entre entreprises.
Si votre client conteste le contenu de la facture, qu’il s’agisse du montant, de la prestation ou des conditions, la créance n’est plus incontestée. Dans ce cas, une autre approche juridique est nécessaire.
Les créances envers des consommateurs relèvent par ailleurs de règles différentes.
Vous ne savez pas si votre facture remplit les conditions nécessaires ? Notre Check Recouvrement vous donne une première indication en quelques minutes. Il s’agit d’une estimation, et non d’une garantie.
Votre client n’a pas réagi à vos précédentes sommations de payer et reste toujours silencieux ?
Il est temps de lancer la procédure Unpaid.
Prêt à récupérer vos factures impayées ?
Questions fréquentes
Puis-je envoyer moi-même une mise en demeure sans avocat ?
Oui. Dans de nombreux cas, vous pouvez parfaitement rédiger et envoyer vous-même une mise en demeure, à condition que votre courrier soit clair, complet et que vous puissiez prouver son envoi. Pour les contrats complexes ou les montants importants, une vérification supplémentaire reste toutefois recommandée.
Une mise en demeure envoyée par e-mail est-elle juridiquement valable ?
Oui. Une mise en demeure envoyée par e-mail est en principe juridiquement valable. Il n’est donc pas toujours nécessaire de l’envoyer par courrier recommandé.
Veillez toutefois à pouvoir prouver le contenu de votre envoi et sa date. Vérifiez également votre contrat et vos conditions générales, car ces documents peuvent prévoir des exigences de forme particulières.
Que faire si mon client conteste la facture ?
Dans ce cas, vous ne pouvez plus suivre une simple procédure de recouvrement de créance incontestée. Vous devez d’abord résoudre le différend concernant la livraison, la qualité, le prix ou les conditions contractuelles.
Pour Unpaid, le caractère incontesté de la créance B2B constitue une condition essentielle. Découvrez également que faire si votre débiteur conteste la facture.
Puis-je immédiatement réclamer des intérêts et des frais ?
Tout dépend de votre contrat, de vos conditions générales et de la législation applicable.
Dans les transactions commerciales entre entreprises, des intérêts et certains frais peuvent être réclamés, à condition de respecter les règles applicables et de les calculer correctement.
Une mise en demeure interrompt-elle la prescription ?
Toutefois, sous certaines conditions légales, une mise en demeure envoyée par courrier recommandé par un avocat ou un huissier de justice peut interrompre la prescription.
N’attendez donc pas le dernier moment si votre facture est déjà ancienne ou si vous avez des doutes sur le délai de prescription applicable.
Quand est-il préférable de faire appel à une aide extérieure ?
Votre facture B2B incontestée reste impayée après son échéance ? Vous pouvez lancer une procédure de recouvrement forcé par le biais de la procédure IOS via Unpaid.
Un rappel ou une mise en demeure préalable n’est pas obligatoire.
Plus vous agissez rapidement, plus vite vous pouvez entreprendre les démarches nécessaires pour récupérer votre argent.
