Planifiez un moment fixe dans votre semaine
Cela semble simple, mais c’est essentiel : bloquez chaque semaine 30 à 60 minutes dans votre agenda pour la gestion des créances. Choisissez un moment où vous avez habituellement moins de réunions ou de contacts clients (par exemple, le mardi matin ou le vendredi juste avant midi).
Pendant ce moment, vous faites :
- Vérification des nouvelles factures échues
- Envoi de rappels ou mises en demeure
- Éventuels appels téléphoniques ou e-mails aux clients
- Suivi des notes ou actions à entreprendre par dossier
Astuce : faites-en une habitude, comme consulter votre boîte mail ou votre planning. Votre trésorerie restera ainsi plus saine et vous garderez le contrôle.
Utilisez un système ou un tableau de bord
Une vue d’ensemble est cruciale. Vous travaillez avec un logiciel de comptabilité ou un outil de facturation ? La plupart offrent une liste des postes ouverts ou un système de rappel automatique.
Unpaid propose de nombreuses intégrations avec des logiciels de comptabilité :
Vous ne travaillez pas avec un outil ? Vous pouvez aussi utiliser un simple Excel ou Google Sheet avec des colonnes comme :
- Nom du client
- Numéro de facture
- Date & échéance
- Montant dû
- Dernier contact
- Prochaine action + date
Plus votre système est clair, plus vous agirez rapidement chaque semaine.
Travaillez avec des modèles fixes pour vos rappels
Préparez à l’avance quelques modèles d’e-mails que vous pouvez personnaliser facilement. Vous gagnez ainsi du temps et vous travaillez de manière plus cohérente.
N’hésitez pas à utiliser nos modèles :
Rappel avec délai de paiement clair
Dernière mise en demeure avec avertissement de poursuites judiciaires
Prévoyez parfois un appel téléphonique
Un simple appel est parfois plus efficace que trois e-mails, surtout avec des mauvais payeurs récurrents ou pour des montants importants.
Profitez de votre créneau hebdomadaire pour appeler les clients qui ne réagissent pas. Restez professionnel et direct :
« Je constate que la facture X n’a pas encore été réglée. Pouvez-vous me confirmer quand le paiement aura lieu ? »
Notez toujours ce qui a été dit dans votre système de suivi.
Formez-vous (et votre équipe) à rester vigilants
La gestion des créances n’est pas une tâche isolée qu’on remet à plus tard.
Elle passe aussi par :
- L’émission de factures claires
- La fixation d’accords de paiement avant de commencer
- L’identification rapide des signaux d’alerte chez les clients
Mieux vous travaillez en amont, moins vous aurez à faire de relances ensuite.
Faites-vous aider à temps
Ne repoussez pas trop longtemps la gestion de vos créances. Plus une facture reste impayée, plus il devient difficile de la recouvrer.
Votre client est une entreprise belge, et la facture est incontestée et échue ? Vous pouvez la faire recouvrer facilement via Unpaid.
Avec nous :
- Vous ouvrez un dossier en quelques minutes
- Les démarches juridiques sont rapidement lancées via l’un de nos huissiers de justice
- Vous ne payez aucun frais d’abonnement