Qu’est-ce qu’un envoi recommandé ?
Un envoi recommandé est une lettre que vous envoyez par la poste ou via un service électronique recommandé, et pour laquelle vous recevez une preuve à la fois d’envoi et de réception. Cela vous fournit un double justificatif, utile si un client prétend ultérieurement ne pas avoir reçu la facture ou la mise en demeure.
Sous quelle forme peut-on envoyer une lettre recommandée ?
En Belgique, vous pouvez envoyer un envoi recommandé de deux manières :
- Physiquement par la poste, avec un accusé de réception papier.
- Électroniquement, via des plateformes agréées (par ex. DIGICONNECT ou Aangetekend), avec une preuve numérique d’envoi et de réception.
Les deux formes ont la même valeur juridique et peuvent être utilisées comme preuve dans une procédure judiciaire.
Une lettre recommandée est-elle obligatoire ?
La réponse courte : non, un envoi recommandé n’est pas légalement obligatoire pour recouvrer une facture B2B impayée en Belgique.
Dès que la facture est échue, votre client est en principe en demeure, et vous pouvez entamer d’autres démarches (juridiques ou non).
Cependant, une mise en demeure envoyée par recommandé est parfois conseillée :
- Elle montre que vous mettez formellement le client en demeure de payer.
- Elle renforce votre position en cas de contestation ou de procédure judiciaire.
Mais rappelez-vous : vous n’êtes pas tenu d’envoyer cette mise en demeure par recommandé. Vous pouvez aussi l’envoyer simplement par e-mail.
Plan d’action pour recouvrer des factures impayées
Onbetaalde facturen opvolgen doe je best gestructureerd. Volg onderstaand stappenplan om je kans op betaling te maximaliseren en je cashflow te beschermen.
1️⃣ Rappel informel
Envoyez peu après l’échéance un rappel amical par e-mail ou téléphone. Un oubli peut souvent être réglé avec un simple message.
2️⃣ Rappel plus ferme
Si le paiement ne suit pas, envoyez un rappel plus formel par e-mail ou courrier, en mentionnant clairement le numéro de facture, le montant et un nouveau délai de paiement court.
Télécharger un modèle de rappel
3️⃣ Mise en demeure formelle
Toujours pas de réaction ? Envoyez une mise en demeure, avec ou sans recommandé, exigeant le paiement dans un délai précis (par ex. 8 jours). Indiquez également qu’en l’absence de paiement, vous entamerez d’autres démarches (juridiques).
Télécharger un modèle de mise en demeure
4️⃣ Recouvrement juridique via Unpaid
Pas de paiement et pas de contestation ? Vous pouvez confier votre facture B2B impayée à Unpaid, qui utilisera la procédure RCI (Recouvrement de Créances Incontestées).
Cette procédure accélérée présente de nombreux avantages :
- Rapidité : plus rapide qu’une procédure judiciaire classique
- Rentabilité : pas de frais d’avocat ou de justice
- Simplicité : dépôt en quelques minutes, entièrement en ligne
5️⃣ Contestation ? Passage par le tribunal
En cas de contestation, la procédure RCI n’est pas possible. Même si la contestation semble infondée, seul un juge peut trancher. Vous devrez alors passer par le tribunal (avec ou sans avocat).
Une lettre recommandée n'est pas obligatoire, mais astucieuse
Bien qu’un envoi recommandé ne soit pas obligatoire pour recouvrer une facture B2B en Belgique, c’est un outil important pour renforcer votre position et exercer une pression supplémentaire sur le client.
En cas de non-paiement, n’attendez pas que votre trésorerie souffre à cause des retardataires.
Unpaid vous aide rapidement via la procédure RCI pour récupérer votre argent.