Trois types de délais de conservation
En Belgique, il existe trois types principaux de délais de conservation pour les documents :
- Délai fiscal : période pendant laquelle l’administration fiscale peut demander des documents lors d’un contrôle.
- Délai comptable : durée pendant laquelle la comptabilité et les pièces justificatives doivent être conservées selon la législation comptable.
- Délai juridique : période liée au droit d’exiger le paiement par voie judiciaire, par exemple en cas de non-paiement.
Délai fiscal : minimum 7 ans
Selon la législation belge en matière de TVA (article 60 du Code de la TVA), vous devez conserver tous les documents nécessaires à un contrôle TVA pendant au moins 7 ans, à compter du 1er janvier de l’année suivant l’exercice comptable.
Cela concerne les :
- Factures émises et reçues
- Preuves de paiement
- Notes de crédit
- Documents comptables
- Frais et investissements déductibles
Pour les factures immobilières avec TVA, le délai est de 15 ans. Cela s’explique par le système de révision de la TVA sur les biens immobiliers : l’administration peut vérifier jusqu’à 15 ans si la déduction était correcte, par exemple lors de l’achat ou la rénovation d’un immeuble professionnel.
Délai comptable : également 7 ans
La législation comptable (loi du 17 juillet 1975) impose aux entreprises de conserver leur comptabilité et les pièces justificatives pendant au moins 7 ans, à compter du 1er janvier de l’année suivant l’exercice comptable.
Exemples :
- Journaux comptables, inventaires, extraits de compte
- Contrats, bons de commande
- Factures d’achat et de vente
Délai juridique : au moins 10 ans
En dehors des règles fiscales et comptables, il est aussi judicieux, d’un point de vue juridique, de conserver vos documents suffisamment longtemps.
En particulier pour les factures impayées, le délai de prescription joue un rôle clé : il s’agit de la période pendant laquelle vous pouvez encore faire valoir vos droits par voie judiciaire. Ce délai varie selon le type de créance :
- Créances commerciales entre entreprises (B2B) : délai de prescription général de 10 ans.
- Créances envers des particuliers (B2C) : délai plus court, soit 1 an.
Attention : dans certains secteurs (horeca, transport, formations professionnelles), le délai est réduit à 6 mois. Dans ces cas, il est essentiel de suivre vos factures rapidement, surtout en cas de non-paiement.
Vous trouverez ici plus d'informations sur les délais de prescription :
Aperçu des délais de prescription
Sous quelle forme devez-vous conserver vos documents ?
La loi autorise la conservation numérique, à condition que les documents soient :
- Authentiques et non modifiés
- Lisibles pendant toute la période de conservation
- Facilement consultables ou imprimables sur demande
Un archivage numérique fiable (cloud, logiciel comptable, etc.) est donc parfaitement légal et souvent plus pratique que les dossiers papier.
Que se passe-t-il si vous détruisez vos documents trop tôt ?
La destruction prématurée peut avoir de lourdes conséquences :
- En cas de contrôle fiscal, vous risquez des sanctions ou la perte d’avantages fiscaux.
- En cas de litige, votre position est affaiblie sans pièces justificatives.
- Vos droits peuvent être limités en cas de contestation d’un paiement ou d’une prestation.
En résumé : sans facture, pas de preuve de créance.
Préparez-vous face au risque de non-paiement
Un bon archivage n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi votre meilleure protection contre les impayés et les litiges.
Si vous voulez défendre vos droits en cas de contestation ou de factures impayées, conservez toutes les factures et preuves associées pendant au moins 10 ans, même si la loi n’exige parfois que 7 ans.
Si vous constatez qu’un client ne paie pas et que vous avez bien conservé vos factures et preuves, vous pourrez agir rapidement et en toute conformité juridique.
Unpaid est là pour vous accompagner !