7 veelgemaakte fouten op facturen en hoe jij ze vermijdt
Een fout op een factuur kan ervoor zorgen dat je langer op de betaling moet wachten. Controleer je facturen dus goed voor je ze naar je klanten stuurt. Want foute of onvolledige gegevens maken je factuur ongeldig. En dan hoeft de klant ze zelfs niet te betalen. Wij lijsten hier de 7 belangrijkste fouten op, zo kan je er zeker van zijn dat jij correcte facturen opmaakt!
Fout 1: je factuur is onherkenbaar
Zet jouw logo en/of naam duidelijk op de factuur, zodat je klant meteen weet dat ze van jou komt. Gebruik liefst een vaste template die herkenbaar is voor jouw klant. Bovendien is het ook cruciaal dat je het woord “Factuur” vermeldt.
Fout 2: je factuur mist belangrijke datums
Op een correcte factuur hoor je twee datums zeker te vermelden: de verzenddatum en de vervaldatum. De verzenddatum is de datum waarop jij de factuur verstuurt naar je klant. De vervaldatum is de uiterste betaaldatum van de factuur.
Die betaaldatum hangt af van de betalingstermijn die je in je algemene voorwaarden bepaald hebt. Maximaal loopt deze 60 dagen. Heb je geen algemene voorwaarden? Dan is de vervaldatum automatisch 30 dagen na de factuurdatum.
Fout 3: foute of onvolledige gegevens
Op elke factuur moet je zowel jouw volledige gegevens als de volledige gegevens van jouw klant vermelden. Daarmee bedoelt de wetgever:
- de officiële handelsnaam (dat is de naam die gekoppeld is aan het ondernemingsnummer, en die kan verschillen van de commerciële naam)
- het volledige fysieke adres
- het btw- of ondernemingsnummer
Vergeet zeker ook niet jouw IBAN-nummer te vermelden. Zo moet jouw klant jouw rekeningnummer niet opzoeken en kan die jouw factuur sneller betalen. Met andere woorden: maak het jouw klant zo gemakkelijk mogelijk om te betalen.
Zorg daarnaast ook voor een duidelijke omschrijving van de diensten of producten die je geleverd hebt. Ook daarmee voorkom je discussie over de inhoud van de factuur.
Fout 4: verkeerd of ontbrekend factuurnummer
De vermelding van een uniek factuurnummer is wettelijk verplicht op elke factuur. Deze nummers horen elkaar op te volgen, zodat de belastingdienst jouw boekhouding goed kan controleren op allerlei zaken (waaronder onbetaalde facturen). Bijvoorbeeld: 2022001, 2022002 …
Fout 5: de bedragen op jouw factuur zijn onduidelijk
Jouw klant moet in één oogopslag weten hoeveel hij moet betalen en uit welke componenten dit bedrag bestaat. Idealiter vermeld je de eenheidsprijs, het aantal eenheden, de totaalprijs zonder btw, het gehanteerde btw-tarief en ten slotte het totaalbedrag inclusief btw.
Belangrijk is hier dat je het correcte btw-tarief vermeldt. Afhankelijk van de dienst of het product dat je levert, gaat het over 6%, 12% of 21%. Houd het overzichtelijk voor je klant en splits je factuur op volgens btw-tarief.
Vermijd dat er kosten op je factuur staan die initieel niet afgesproken waren of die niet in de offerte vermeld werden. Zo minimaliseer je de kans op niet-betaling.
Fout 6: je factuur staat in de verkeerde taal
Je moet je facturen opstellen in de taal van het land of de regio waar je gevestigd bent. Staat jouw factuur in een andere taal? Dat is geen probleem zolang jouw klant betaalt. Betaalt jouw klant niet, dan kan er wel een probleem ontstaan.
Hoe voorkom je dit bij een klant die geen Nederlands begrijpt? Om misverstanden te voorkomen, mag je een exacte vertaling toevoegen aan jouw verplicht Nederlandstalige factuur.
Fout 7: je factuur werd gewijzigd
Eens je je factuur aan de klant bezorgd hebt, mag je deze volgens de wet niet meer wijzigen. Zowel iets toevoegen als iets schrappen is verboden.
Heb je te veel gefactureerd, dan los je dit op met een creditnota. Factureerde je te weinig, dan maak je een bijkomende factuur.
Ten slotte willen we nog één misverstand de wereld uit helpen: hoewel sommige bronnen zeggen van wel, is een RPR-vermelding van je klant niet verplicht. Je hoeft dus niet te verwijzen naar het rechtstpersonenregister (RPR) van de gemeente waar jouw klant zijn zetel heeft.
Als jij deze veelgemaakte fouten vermijdt, stel je vanzelf correcte facturen op. Om het je nog makkelijker te maken, hebben we ook een voorbeeldfactuur opgemaakt.
Zit je momenteel met onbetaalde facturen en ben je het beu om hier je tijd aan te verspillen?
Unpaid kan je hierbij helpen. We nemen graag met jou de mogelijkheden door!
Vrijblijvend infosessie boeken
Of dien meteen al een dossier in:
Wil je graag eerst nog wat meer inlichtingen? Bel ons vrijblijvend op +32 9/396.34.00 of mail ons op info@unpaid.be.